Meskipun kemajuan teknologi data kian berkembang pesat, beberapa bentuk rekod berbentuk klasik, konvensional dan bertulis tangan masih relevan sebagai bukti maklumat yang sah. Antaranya Buku Daftar Pendaftaran Pelajar, Buku Jadual Kedatangan Murid (lebih dikenali sebagai register), kad kesihatan pelajar dan fail pengurusan. Risiko pergantungan kepada teknologi komputer per se boleh menimbulkan krisis apabila pangkalan data diceroboh oleh penggodam, atau diserang oleh virus.
Berdasarkan amalan biasa. sesuatu dokumen dan rekod rasmi perlu disimpan sekurang-kurangnya dalam tempoh 7 tahun sebelum boleh dimusnahkan setelah mematuhi tatacara yang tertentu. Sebahagian dokumen atau rekod penting pula perlu dipindahkan dalam fail arkib untuk rujukan, contohnya maklumat tentang perkhidmatan dan sejarah persekolahan seseorang. Kehilangan mana-mana dokumen dan rekod penting akan menjejaskan sesuatu proses pengesahan dan urusan yang berkaitan.
Buku jadual kedatangan murid terletak di bawah tanggungjawab Penolong Kanan Hal Ehwal Murid. yang melaksanakan peranan itu bagi pihak pengetua. Selanjutnya tugas mengurus segala butiran murid akan diturunkan pula kepada guru tingkatan yang dilantik secara rasmi menerusi surat lantikan, atau sekurang-kurangnya tercatat dalam takwim rasmi pengurusan sekolah. Buku jadual kedatangan murid memiliki status yang sangat penting kerana akan menjadi rujukan untuk hitungan jumlah murid, geran atau waran peruntukan kewangan per kapita, audit dan pengurusan kes disiplin murid.
bersambung...
No comments:
Post a Comment