KESELAMATAN DOKUMEN DI SEKOLAH (TO AVOID NEGLIGENCE)

Sesuatu yang bertulis atau bercetak yang digunakan sebagai rekod atau bukti disebut sebagai dokumen (Kamus Dewan, edisi IV, 2005: muka surat 360). Secara konservatif, dokumen disediakan secara tulisan tangan atau proses mekanikal dengan menggunakan dakwat kekal. Namun, era digital atas talian dan sistem jaringan maya telah meluaskan lagi capaian dokumen dalam format lembaran data elektronik.

Sekolah ialah antara organisasi yang begitu banyak terbabit dengan penyediaan dan penyimpanan dokumen, sama ada untuk tujuan pentadbiran atau rujukan pihak-pihak yang berkepentingan. Pejabat sekolah yang menempatkan bilik pengetua, penolong kanan dan pembantu tadbir ialah pusat sehenti dokumen sekolah yang meliputi maklumat harta dan fizikal sekolah, pembiayaan kewangan, fail induk pengurusan kurikulum, kokurikulum dan perhubungan, persijilan, daftar murid dan banyak lagi. Pelaksanaan keputusan dan urusan penting sekolah banyak bergantung kepada dokumen yang disimpan di pejabat.

Bilik guru juga menjadi tempat simpanan dokumen yang penting, terutama berkaitan dengan hasil tugasan murid. Bilik 'akuarium' guru kanan atau ketua bidang biasanya juga diletakkan di sudut strategik bilik guru. Di sekolah yang bersaiz besar dari segi bilangan murid dan guru, peranan mereka dalam membantu pentadbiran sekolah lebih ketara, termasuk menandatangani atau mengesahkan buku rekod mengajar guru.

Pusat sumber sekolah pula menghimpun sejumlah bahan bacaan bercetak dan digital dalam jumlah yang banyak. Makmal, bengkel dan bilik khas mungkin tidak menyimpan banyak dokumen, kecuali salinan buku stok dan inventori, serta catatan peralatan dan penggunaan. Bilik cetak pula boleh dianggap sebagai kawasan larangan justeru menyimpan dokumen berkaitan dengan peperiksaan dalaman sekolah.

Sebahagian dokumen masih berbentuk fizikal (hard copy), misalnya buku daftar kehadiran murid, laporan perubahan gaji guru dan kakitangan, serta surat-menyurat. Sebahagian lagi dokumen disimpan dalam sistem jaringan tempatan (Local Area Network, LAN off-line) atau dipaut terus ke laman sesawang pihak berkuasa pendidikan daerah, negeri dan kementerian. Dengan itu, urusan sekolah menjadi lebih cekap walaupun pengesahan dokumen kertas dan dakwat masih diperlukan sebagai bukti sah.

Berdasarkan peraturan, semua dokumen rasmi kerajaan hendaklah disimpan dalam tempoh minimum 7 tahun sebelum boleh dilupuskan. Fail induk pengurusan dan kurikulum pula hanya mengandungi dokumen tiga tahun terkini, manakala dokumen tahun sebelumnya dimasukkan dalam fail arkib. Peraturan piawai seperti dalam ISO atau sekurang-kurangnya pekeling dan garis panduan tentang penyediaan serta penyimpanan dokumen sekolah akan memudahkan kawalan.

Isu keselamatan dokumen sekolah ialah dari segi kehilangan atau kemusnahan dokumen yang berpunca daripada kecuaian dan risiko lain. Punca kecuaian ialah tidak mematuhi tatacara penyimpanan dokumen sekolah, manakala punca risiko lain termasuk kebakaran, banjir, angin kencang dan perbuatan khianat. Maka, reka bentuk fizikal sekolah, ruang pejabat, bilik guru dan bilik khas yang lain wajib mengambil kira kemungkinan terburuk yang boleh berlaku.

Pemeriksaan berkala aspek fizikal sekolah dengan merujuk manual khusus keselamatan secara dalaman dan luaran mesti dipatuhi tanpa gagal. Segala ruang penyimpanan dokumen fizikal dan peranti storan data elektronik juga perlu disenggara mengikut jadual. Sebarang bentuk gangguan dan risiko mesti dihapuskan secepat yang boleh.

Segenap lapisan warga sekolah berkongsi tanggungjawab menjaga keselamatan dokumen sekolah masing-masing. Perkara itu hanya boleh tercapai andai kata kesedaran dapat bersemi dalam sanubari mereka dengan suci hati. Selanjutnya, kesediaan warga sekolah perlu diiktiraf menerusi sistem penarafan yang tertentu supaya semua sekolah akan berlumba-lumba supaya sekurang-kurangnya masuk dalam kategori sekolah selamat...