FORMAT MINIT MESYUARAT (BRIEF, CLEAR AND TERSE RECORD OF DECISION OR FORMAL DISCUSSION)

Pengenalan

Minit mesyuarat ialah suatu catatan ringkas tentang perincian perbincangan dan keputusan yang dicapai dalam mesyuarat. Secara umumnya, segala butiran minit mesyuarat dianggap sebagai sulit, melainkan dinayatakan sebaliknya. Sebagai contoh, sudah banyak organisasi yang telah memuat naik catatan minit mesyuarat dalam laman sesawang masing-masing, tentu sekali setelah memadam maklumat untuk urusan dalaman organisasi, atau bukan untuk bacaan orang awam.

Kepentingan Minit Mesyuarat

Dokumen rasmi yang sah dari segi rujukan undang-undang

Catatan kemajuan organisasi dan arahan susulan

Bukti tanggungjawab membuat keputusan secara bersama / ijmak

Cara Mencatat Minit Mesyuarat

Masa sebenar: tulisan tangan setiausaha

Data mentah secara verbatim untuk disusun semula

Semakan dan pengesahan

Butiran Yang Wajib Ada

Tajuk mesyuarat:  nama organisasi, program, bilangan mesyuarat / tahun

Kehadiran / Tidak Hadir Bersebab / Tidak hadir

Agenda dan Perbincangan:  Ucapan pengerusi mesyuarat

                                  

                                       :  Konsep program / mengesahkan minit mesyuarat yang lalu

                                       :  Bidang dan Perancangan  Tugas  /  Perkara Berbangkit

                                       :  Hal-hal lain

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul ...

Nama dan tandatangan pencatat minit

Cadangan Format Minit

Pilihan:  jadual atau tanpa jadual

Keperluan catatan tindakan

Sistem indeks nombor

Laras ayat dan bahasa

Penutup

...

...