KEPENTINGAN PENULISAN MINIT MESYUARAT (THE IMPLEMENTATION OF APPROVAL DECISION)

Penetapan dasar dan perjalanan sesebuah organisasi, tidak kira besar atau kecil, ditetapkan dalam majlis mesyuarat, sama ada mesyuarat agung tahunan, mesyuarat tergempar, mahupun mesyuarat jawatankuasa secara berkala. Keputusan yang diambil dalam mesyuarat wajib dipatuhi oleh sekalian anggota organisasi, termasuk jawatankuasa yang melaksanakan tugas eksekutif. Butiran mesyuarat dianggap sebagai rahsia dan terperingkat, melainkan diklasifikasikan sebagai tatapan umum.

Organisasi peringkat dunia seperti Pertubuhan Bangsa Bersatu (PBB) misalnya menerima arahan daripada Perhimpunan Agung (Unga) yang dihadiri oleh ketua-ketua kerajaan seluruh dunia. Setelah itu, terdapat pula mesyuarat majlis keselamatan yang dianggotai oleh 15 buah negara, dengan lima daripada negara berkenaan memiliki kuasa pembatal atau veto, iaitu Amerika Syarikat, Britain, China, Peranchis dan Rusia. Pentadbiran eksekutif PBB diketuai oleh seorang setiausaha agung, sekarang Ban Kin Moon dari Korea Selatan, serta kakitangan sepenuh masa dalam pelbagai jawatankuasa dan agensi.

Di peringkat tempatan, sesebuah kerajaan juga ditadbir oleh jemaah menteri menerusi keputusan mesyuarat mingguan kabinet, biasanya pada setiap hari Rabu. Di Malaysia, mesyuarat dipengerusikan oleh Perdana  Menteri dan minit disediakan  oleh Ketua Setiausaha Negara selaku setiausaha kabinet secara ex-officio. Para menteri akan membentangkan kertas kabinet tentang projek dan program kementerian masing-masing untuk kelulusan mesyuarat dan tentunya restu Perdana Menteri selaku ketua kerajaan.

Organisasi korporat juga beroperasi berdasarkan keputusan mesyuarat (atau disebut 'rapat' di Indonesia) bagi mengatur strategi merebut tender awam dan swasta, selain pentadbiran harian syarikat. Analisis akaun dan aliran tunai syarikat dianggap sebagai paling kritikal sebagai nadi dan hidup mati dalam dunia korporat. Banyak juga butiran mesyuarat yang bersifat terhad (off-record), terutama tentang kelakuan kakitangan dan tahap kemajuan seseorang pegawai tinggi yang mungkin kebetulan tidak hadir dalam mesyuarat.

Organisasi pendidikan dari peringkat kementerian, jabatan, daerah dan sekolah tidak kurang sibuk dengan jadual mesyuarat sepanjang hari hingga dianggarkan hampir 50 peratus tugas kepimpinan organisasi pendidikan dihabiskan dalam majlis mesyuarat pelbagai peringkat jawatankuasa. Antara mesyuarat penting di sekolah ialah mesyuarat jawatankuasa pengurusan tertinggi, jawatankuasa kurikulum, 4K (keselamatan, kebersihan, keceriaan, kesihatan), disiplin dan stok. Semua mesyuarat berkenaan dianggap sebagai keputusan dasar di peringkat sekolah yang bakal diperinci untuk tujuan pelaksanaan di peringkat jawatankuasa khas di bawah konsep perwakilan kuasa dan pemerkasaan.

Fungsi utama mesyuarat ialah bagi membuat keputusan berdasarkan maklumat yang autentik secara muafakat. Anggota mesyuarat umpama telah mengikat persetiaan supaya akur dengan keputusan bersama supaya tidak timbul situasi rumah siap pahat berbunyi. Pengerusi mesyuarat sebagai superior harus bertindak secara adil dan bertimbang rasa jika perlu memberi laluan terhadap perbezaan pendapat yang menjurus ke arah kebaikan organisasi.

Tentatif tarikh mesyuarat boleh dijadualkan sepanjang tahun dengan pindaan tarikh berdasarkan keperluan. Notis muktamad tentang panggilan mesyuarat boleh dibuat secara bertulis, edaran yang ditandatangani atau paparan dalam laman sesawang rasmi organisasi yang disalinkan menerusi e-mel pegawai dan kakitangan yang terbabit. Setiausaha akan mendapatkan maklumat awal tentang kehadiran ahli jawatankuasa mesyuarat, serta mengambil maklum jika ada dalam kalangan anggota mesyuarat yang memiliki aral yang munasabah untuk tidak hadir.

Setiausaha mesyuarat ialah pentadbir eksekutif kepada jawatankuasa yang bukan sahaja mencatat minit, malah menyediakan catatan pemantauan supaya semua keputusan akan dipatuhi oleh jawatankuasa yang menerima arahan mengikut jangka masa yang ditetapkan. Seseorang setiausaha mesyuarat mesti peka terhadap segala perbincangan dalam mesyuarat supaya tidak berlaku sebarang kesilapan dan ketinggalan. Setiausaha juga mesti memiliki kemahiran mencatat semua butiran minit dalam format yang piawai, serta mudah difahami supaya tindakan susulan dapat dilaksanakan dengan segera.

Bagi mengelakkan kebocoran maklumat mesyuarat, lazimnya rakaman secara audio video tidak dibenarkan. Tambahan pula, butiran mesyuarat ayat demi ayat (verbatim) juga tidak membawa sebarang makna justeru minit bertujuan menyediakan keputusan ijmak (kolektif), bukan suatu laporan bersifat cakap ajuk. Setiausaha mungkin perlu kemahiran trengkas atau menggunakan ejaan singkat dan simbol tertentu seperti semasa mengambil nota kuliah di universiti bagi mencatat butiran mentah minit sebelum dimurnikan semula.

Khabarnya, minit mesyuarat jemaah menteri di Jepun disediakan secara tulisan tangan, dibuat salinan fotokopi, lalu diedarkan serta-merta sebelum majlis bersurai. Sejak sekian lama Jepun tidak pernah lengah dalam mengambil tindakan segera supaya segala peluang yang muncul dalam bidang politik, ekonomi dan sosial sedunia dapat direbut sebelum pesaing mereka sempat berbuat demikian. Kini, Jepun harus menerima hakikat bahawa Korea Selatan juga telah mencontohi pelaksanaan keputusan mesyuarat yang segera dalam segala bidang strategik.

Minit mesyuarat dimulakan dengan nama organisasi, nama jawatankuasa dan bilangan mesyuarat (kali ke- ...) di bahagian paling atas tengah, diikuti butiran tempa dan masa mesyuarat. Senarai hadir dan tidak hadir anggota mesyuarat juga dicatat satu per satu.

Bagi mengoptimumkan kegunaan kertas minit, format yang paling sesuai ialah menggunakan dua ruangan sahaja, iaitu ruang bilangan dan agenda, serta butiran dan perbincangan. Catatan tentang makluman atau tindakan hanya dicatatkan di penghujung butiran (sebelah kanan) jika ada keperluan. Laras bahasa minit mesyuarat biasanya tidak ditulis dalam ayat lengkap (melainkan untuk tujuan peperiksaan), sebaliknya berbentuk pecahan seperti 1.1, 1.2 dan seterusnya.

Bagi mesyuarat kali pertama, agenda mesyuarat biasanya bermula dengan ucapan alu-aluan pengerusi, diikuti dengan pembentang kertas cadangan jawatankuasa, perbincangan dan hal-hal lain. Seterusnya, dalam mesyuarat kedua seharusnya bermula juga dengan ucapan alu-aluan pengerusi, mengesahkan minit mesyuarat yang lalu, perkara berbangkit, laporan kemajuan program / projek, kewangan dan hal-hal lain. Setiausaha hendaklah membantu pengerusi mesyuarat supaya akur terhadap agenda mesyuarat dan mengelolakan mesyuarat berdasarkan prinsip kecekapan sumber, termasuk masa.


Setiausaha hendaklah juga mencatat masa berakhirnya mesyuarat dengan catatan minit mesyuarat ditangguhkan pada pukul ... pagi / petang sebelum menurunkan tandatangan. Sebelum minit dimuktamadkan, draf minit eloklah ditunjukkan kepada pengerusi mesyuarat untuk tujuan semakan dan pembetulan. Kadangkala perlu ada tapisan minit supaya tiada perkara yang berpotensi menimbulkan salah faham tercatat.


Sesebuah majlis mesyuarat yang ideal hendaklah dilaksanakan setelah persediaan rapi dibuat oleh semua anggota mesyuarat. Mereka tidak patut datang dengan tangan kosong, kemudian hanya terlopong mendengar 'celoteh' pengerusi, atau lebih buruk melayan peranti elektronik mudah alih sesama rakan. Persediaan sebelum mesyuarat dianggap sama penting dengan agenda mesyuarat sebagai kawalan supaya mesyuarat berhasil membuat keputusan yang paling tepat dan bertanggungjawab...