Mesyuarat ialah perundingan untuk membincangkan sesuatu, atau mencapai sesuatu keputusan (Kamus Dewan, Edisi IV: 1028). Istilah mesyuarat berasal daripada kata dasar "syura", dalam perbendaharaan kata bahasa Arab. Syura bererti suatu pertemuan formal dan terancang untuk mengambil sesuatu ketetapan mengikut suara ramai (ijmak, konsensus).
Dalam bahasa Inggeris, mesyuarat disebut sebagai meeting, iaitu an event at which people meet to talk and decide things (Longman Dictionary of Contemporary English, 3rd edition, 2001: 892). Kamus Oxford Fajar (2000) memberikan definisi yang serupa: coming together of people (formally) for discussion. Dalam konteks lebih luas, assembly of people for a particular purpose.
Sama ada dalam bahasa Melayu, bahasa Arab, mahupun bahasa Inggeris, mesyuarat merangkumi tiga elemen penting, iaitu:
1 perbincangan / perundingan;
2 membuat keputusan
3 tujuan tertentu
Perbincangan bererti berlakunya proses komunikasi pelbagai hala. Kepelbagaian buah fikiran dan hujah dialektik membolehkan sesuatu keputusan atau ketetapan mengambil kira perkara-perkara kecil yang tidak dapat dilihat secara individu. Jangkaan terhadap implikasi yang berlainan menyediakan pelan luar jangka yang meminimumkan kesilapan dalam tindakan yang disepakati.
Apabila sekurang-kurangnya tiga orang mengambil bahagian dalam perbincangan, seorang ketua atau pengerusi hendaklah dilantik. Sebaik-baiknya ketua perbincangan ialah seorang pemimpin yang mahir mengendalikan perbezaan pendapat dan cekap dalam membuat sintesis idea. Ketua perbincangan juga hendaklah bijak melaksanakan kawalan dari segi peraturan dan sumber (masa, tenaga, kewangan) terhadap sekalian anggota mesyuarat.
Proses membuat keputusan merupakan komponen terpenting sesuatu mesyuarat. Keputusan yang diminitkan akan memberi justifikasi dan mandat bagi sesuatu tindakan. Selain itu, ketetapan yang diminitkan akan menjadi bukti dan rekod perundangan andainya berlaku pertikaian dalam penguatkuasaan keputusan mesyuarat.
Sebagai contoh, terdapat dakwaan kecuaian dikenakan terhadap perjalanan sesuatu organisasi. Ketua organisasi tersebut ialah pihak yang akan menanggung beban dakwaan berkenaan (vikarius). Minit mesyuarat yang merekodkan bahawa segala langkah berjaga-jaga telah ditegaskan mungkin menjadi penyelamat untuk ketua organisasi daripada proses perundangan seterusnya, iaitu siasatan, pertuduhan, pendakwaan dan sabitan hukuman pihak berkuasa.
Tujuan yang tertentu bermaksud agenda yang jelas dan tersusun sebagai garis panduan perjalanan mesyuarat. Kebiasaannya, mesyuarat akan bermula dengan kata alu-aluan pengerusi, membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu, perkara berbangkit dan hal-hal lain. Pengerusi hendaklah memastikan bahawa anggota mesyuarat akan terus fokus terhadap tujuan mesyuarat supaya penggunaan sumber mesyuarat dapat dioptimumkan.
MASALAH DALAM MEMBUAT KEPUTUSAN
Era kepintaran individu per se telah diambil alih oleh kepintaran kumpulan. Seseorang ketua organisasi tidak berupaya menjadi pakar dalam semua perkara: kewangan, inventori, undang-undang, protokol dan publisiti. Ketua organisasi perlu mendapatkan data daripada subordinat, superior, rakan setara dan sumber luar organisasi. Namun, tanggungjawab terakhir masih terbeban di bahu ketua organisasi.
Kemungkinan bahawa berlaku kesilapan dalam proses membuat keputusan secara mesyuarat kerana dominasi pemikiran kelompok. Jawatankuasa yang bermesyuarat mungkin sekali bersikap tertutup - menganggap mereka tidak mungkin membuat kesilapan, melihat cadangan luar kelompok sebagai gangguan, menekan individu yang tidak setuju dan wujud individu yang mengiyakan setiap cadangan ketua.
bersambung...
Apabila sekurang-kurangnya tiga orang mengambil bahagian dalam perbincangan, seorang ketua atau pengerusi hendaklah dilantik. Sebaik-baiknya ketua perbincangan ialah seorang pemimpin yang mahir mengendalikan perbezaan pendapat dan cekap dalam membuat sintesis idea. Ketua perbincangan juga hendaklah bijak melaksanakan kawalan dari segi peraturan dan sumber (masa, tenaga, kewangan) terhadap sekalian anggota mesyuarat.
Proses membuat keputusan merupakan komponen terpenting sesuatu mesyuarat. Keputusan yang diminitkan akan memberi justifikasi dan mandat bagi sesuatu tindakan. Selain itu, ketetapan yang diminitkan akan menjadi bukti dan rekod perundangan andainya berlaku pertikaian dalam penguatkuasaan keputusan mesyuarat.
Sebagai contoh, terdapat dakwaan kecuaian dikenakan terhadap perjalanan sesuatu organisasi. Ketua organisasi tersebut ialah pihak yang akan menanggung beban dakwaan berkenaan (vikarius). Minit mesyuarat yang merekodkan bahawa segala langkah berjaga-jaga telah ditegaskan mungkin menjadi penyelamat untuk ketua organisasi daripada proses perundangan seterusnya, iaitu siasatan, pertuduhan, pendakwaan dan sabitan hukuman pihak berkuasa.
Tujuan yang tertentu bermaksud agenda yang jelas dan tersusun sebagai garis panduan perjalanan mesyuarat. Kebiasaannya, mesyuarat akan bermula dengan kata alu-aluan pengerusi, membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu, perkara berbangkit dan hal-hal lain. Pengerusi hendaklah memastikan bahawa anggota mesyuarat akan terus fokus terhadap tujuan mesyuarat supaya penggunaan sumber mesyuarat dapat dioptimumkan.
MASALAH DALAM MEMBUAT KEPUTUSAN
Era kepintaran individu per se telah diambil alih oleh kepintaran kumpulan. Seseorang ketua organisasi tidak berupaya menjadi pakar dalam semua perkara: kewangan, inventori, undang-undang, protokol dan publisiti. Ketua organisasi perlu mendapatkan data daripada subordinat, superior, rakan setara dan sumber luar organisasi. Namun, tanggungjawab terakhir masih terbeban di bahu ketua organisasi.
Kemungkinan bahawa berlaku kesilapan dalam proses membuat keputusan secara mesyuarat kerana dominasi pemikiran kelompok. Jawatankuasa yang bermesyuarat mungkin sekali bersikap tertutup - menganggap mereka tidak mungkin membuat kesilapan, melihat cadangan luar kelompok sebagai gangguan, menekan individu yang tidak setuju dan wujud individu yang mengiyakan setiap cadangan ketua.
bersambung...
No comments:
Post a Comment