PROSES MEMBUAT KEPUTUSAN DI SEKOLAH (PARTICIPATION OF TEACHERS IN THE SCHOOL ADMINISTRATION)

Pengenalan

Sebagai sebuah organisasi formal, membuat keputusan adalah bersifat sine qua non bagi sesebuah sekolah yang pada asasnya merupakan suatu struktur pembuat keputusan (Hoy,2001:317). Keupayaan membuat keputusan yang berkesan merupakan tugas generik seseorang pemimpin organisasi pendidikan dan menjadi penentu pencapaian, kejayaan dan kecemerlangan sekolah (Snowden,1998:3). Berpandukan kajian-kajian terdahulu, kertas ini bertujuan untuk menyediakan suatu senarai semak pembuatan keputusan di sekolah yang bakal memberi gambaran sama ada proses berkenaan masih dipengaruhi oleh faktor intuisi dan pengalaman pemimpin semata-mata, atau terdapat sebarang model tertentu yang berkemungkinan digunakan.

2        Definisi dan Konsep

Simon, 1970 mendefinisikan keputusan sebagai all judgements which affect a course of action, yakni semua pertimbangan yang mempengaruhi arah sesuatu tindakan (Hamzah, 1972:9). Pembuatan keputusan (DM) pula boleh didefinisikan sebagai upaya kolektif, teknik atau corak interaksi antara individu bagi menghasilkan tindak balas kolektif yang relevan dan berpadanan (Ibid).

DM juga berupa suatu proses yang dipengaruhi oleh maklumat dan nilai, dengan masalah dikenal pasti, penyelesaian dikemuka dan dipertimbangkan, serta pilihan dibuat yang diikuti dengan pelaksanaan dan penilaian (Snowden,1998:6). Dari sudut pandangan psikologi kognitif pula, DM ialah pengaliran aktiviti kognitif dari peringkat kecerdasan ke peringkat mereka bentuk, dan seterusnya ke peringkat pemilihan (Muhamed,1990:13).

DM hendaklah dibezakan daripada penyelesaian masalah dan juga dengan pertimbangan. Penyelesaian masalah merujuk kepada suatu aktiviti berfikir yang bertujuan mengatasi halangan tertentu sebelum tercapainya sesuatu matlamat. Dalam usaha mengatasi halangan, kadangkala berlaku DM bagi memilih salah satu daripada alternatif yang diketahui. (Ibid:12). Ini bermakna DM merupakan komponen kritikal dalam proses penyelesaian masalah yang mempunyai kerangka lebih luas.

Pertimbangan pula merujuk kepada proses membuat anggaran tentang kebolehjadian dan konsekuen berkaitan dengan kebolehjadian itu, sedangkan DM melibatkan proses menilai konsekuen yang membawa pemilihan  salah satu daripada beberapa alternatif berkenaan (Ibid:27). Dalam kata lain, pertimbangan membabitkan DM sebagai suatu tugas membuat anggaran tentang taburan kebarangkalian bagi tiap-tiap keadaan atau peristiwa dalam suatu proses yang berlaku secara berturutan. Ertinya DM boleh berada di mana-mana peringkat pertimbangan, tertakluk kepada turutan keadaan atau peristiwa.

3   Kerangka Teori

Walaupun mungkin berbeza dari segi motif kewujudan, sekolah sebagai satu organisasi formal berkongsi ciri-ciri organisasi lain, sama ada entiti perniagaan, korporat, atau pentadbiran (Hoy, 2001:99). Sekolah dikategorikan kepada 4 jenis struktur, iaitu kacau-bilau (chaotic), authoritarian, weberian dan profesional. Dari segi DM, masing-masing dibezakan dengan keputusan tidak rasional bagi chaotic, bentuk atas-bawah dan rasional bagi authoritarian, perkongsian dan rasional bagi weberian, dan melintang, rasional serta incremental  bagi profesional (Ibid:105).

Dalam era perubahan tidak menentu dan tanpa amaran ini, yang mampu meruntuhkan sesuatu organisasi sekelip mata, maka hanya organisasi yang menggembleng seluruh deria mata, telinga, serta minda dan emosi semua individu dalam organisasi dengan menggalakkan pegetahuan dan kepercayaan sahaja akan terus bertahan. Kerencaman dan ketidaktentuan masalah yang muncul mengakibatkan PDM bertambah mustahak, dan  DM tidak lagi tertumpu kepada individu tertentu dalam hierarki organisasi. Dalam kata lain, elemen tradisional organisasi (model mesin) masih wujud, tetapi dalam konteks persekitaran moden yang mudah ubah (flexible). 

Secara lebih khusus, model DM yang berasaskan rasionaliti, teori atau pengalaman boleh dibahagikan kepada 4, iaitu klasikal, pentadbiran (administrative), inkremental (incremental) dan campuran (mixed-scanning). Model klasikal menekankan pengoptimuman, pentadbiran menekankan kepuasan, inkremental menekankan perbandingan kejayaan, dan campuran menekankan penyesuaian kepuasan (Hoy, 2001:334). Model terakhir merupakan gabungan ketiga-tiga model sebelumnya. Matlamat DM dilihat secara lebih luas dan DM lebih bersifat tentatif.

Pendekatan tidak rasional pula terjelma dalam garbage can model (model tong sampah?) yang menggambarkan organisasi sebagai suatu set pilihan yang melihat isu, masalah dan rasa untuk DM. Objektif organisasi muncul secara spontan, cara dan matlamat dihubungkan oleh kebolehjadian, dan peluang yang menentukan DM dipadankan dengannya.  Ia hanya menerangkan bagaimana sesuatu DM berlaku, dan bukan tentang saranan tindakan. Model juga dikaitkan dengan metafora organisasi anarki.

Selain itu terdapat model konflik yang dimajukan oleh Irving Janis dan Leon Mann, 1977. Model ini cuba meneliti kesan tekanan (stress) terhadap kualiti DM dan  penggunaan tatacara DM oleh individu bagi menghasikan pilihan keputusan yang tidak akan cepat disesali. Hal ini disebabkan tekanan sering menjadikan orang membina pelbagai bentuk helah bela diri (defensive mechanisms). Terdapat dua ekstrem kesilapan kognitif, yakni pergantungan keterlaluan terhadap sampel yang kecil, atau berlebihan maklumat sehingga cenderung untuk menggunakan pendekatan DM yang mudah dengan menerima sahaja nasihat pakar (Ibid: 338 – 340)

Model yang paling mendapat tumpuan ialah penglibatan dalam membuat keputusan (PDM) yang diperkenalkan oleh Lester Coch dan John French, 1948. Hampir semua kajian menunjukkan bahawa PDM meningkatkan produktiviti organisasi. Dalam konteks sekolah, PDM meningkatkan semangat berpasukan, kepuasan kerja dan penerimaan. Kepemimpinan pengetua yang menggalakkan PDM digemari oleh guru. Namun, bidang PDM mestilah berpadanan dengan keadaan masalah yang dikenal pasti ((Ibid:341).

Maknanya  PDM tidak perlu dilakukan jika berada dalam zon penerimaan subordinat. PDM menjadi perlu apabila melibatkan kawasan luar zon penerimaan dengan tujuan mencapai keputusan bersama. Maka seorang pengetua yang bijak akan dapat menentukan tahap kepakaran atau kepentingan subordinat yang diperlukan atau tidak diperlukan sebelumkan mempertimbangkan PDM. Di samping itu pengetua mesti menentukan tahap kepercayaan (trust) terhadap subordinat dalam PDM agar dapat menyumbang kepada keberkesanan organisasi sekolah pada keseluruhannya.

4   Tinjauan Bacaan

Kajian Mohd Hanafi (2001) di dua buah sekolah di Pahang dan kajian Noor Fauza (1998) ke atas 193 orang guru di Pendang, Kedah  mendapati bahawa tahap penglibatan guru adalah sederhana dalam domain kurikulum, tetapi rendah dalam domain lainnya. Halangan PDM paling tinggi ialah dalam domain hal-ehwal murid. Karuppiah (1997) juga mendapati keadaan yang sama di lima buah sekolah di Labis, Johor, dan juga mengenal pasti bidang dasar, perancangan dan kewangan sekolah paling kurang PDM. Kajian Muhamad Nor (1897) menyarankan pendekatan kepemimpinan domakratik humanistik bagi menggalakkan PDM jika mahukan enthusiastic dan komitmen guru.

Ho Beng Tat (1997) mendapati bahawa tahap PDM guru yang berpengalaman sebagai ketua panitia adalah lebih tinggi berbanding dengan guru yang tiada pengalaman sedemikian walaupun telah menjadi guru senior. Sannee Jaid (1998) juga mendapati bahawa status guru dalam hierarki sekolah mempengaruhi PDM. Kedua-dua dapatan adalah konsisten dengan teori distributive justice Alutto dan Belasco yang menyarankan bahawa taburan PDM di kalangan guru adalah berbeza (Hamzah: 1972:75).

Lau Siew Ting (1999) mendapati tiada unsur absolutism dalam semua lapan bidang utama, iaitu pentadbiran am, kurikulum, kokurikulum, hal-ehwal murid, tugas khas guru, harta modal, kewangan dan keceriaan. Walaupun terdapat perbezaan taburan penglibatan, bagi setiap bidang terdapat guru menyatakan bahawa penglibatan PDM mereka adalah tinggi. Zuraiza (2003) mendapati tiada perkaitan signifikan antara tahap PDM dengan pengalaman mengajar, dan juga dengan komitmen terhadap kerjaya perguruan itu sendiri.

Namun guru kajian Francis (1997) dan Leele Susana (2003) mendapati bahawa guru tidak begitu berkeinginan untuk meningkatkan tahap PDM mereka, sebaliknya berpuas hati dengan tahap PDM sedia ada. Tor Siong Hin (1997) pula mendapati bahawa keinginan PDM guru banyak dipengaruhi oleh kepentingan (personal stake) dan kepakaran (expertise) yang mereka miliki. Keadaan ini sama dengan analisis zon penerimaan yang dipelopori oleh Barnard 1938, Simon 1947, Chase 1951, Bridges 1967 (Hoy,2001:342)

Walaupun gaya kepemimpinan pengetua lebih menjurus ke arah autokratik, halangan PDM paling besar sebenarnya datang daripada faktor diri para guru, iaitu kemahiran DM yang rendah. Disebabkan PDM merupakan fenomena baru, maka timbul konflik peranan di sekolah. Selain mendefinisikan semula peranan kepemimpinan dan subordinat di sekolah, isu seperti pengiktirafan, latihan, beban tugas dan susunan keutamaan harus menjadi kriteria utama untuk membudayakan PDM (Chan Kok Hing, 1990). Di samping itu, aspek penilaian, kecekapan dan keberkesanan organisasi dan nasihat kepakaran juga menjadi prasyarat kejayaan PDM (Hamzah, 1972: 74 – 79)

Sistem pendidikan berpusat tidak menjadi penghalang pelaksanaan PDM. Sebenarnya apabila wujud pemusatan, maka akan wujud juga disentralisasi. Dalam konteks sekolah, seseorang pengetua atau guru besar tidak berupaya membuat keputusan berseorangan justeru kurang kepakaran dalam domain tertentu, beban tugas, persekitaran tempatan, atau sebagai permainan taktikal kepemimpinan untuk menggembeleng kerjasama dan sokongan seluruh subordinat.

Sukar untuk kita menemui amalan berpusat mutlak yang menetapkan semua tugas guru semata-mata mengikut pekeliling dan peraturan yang rigid atau di ekstrim lain, sistem disentralisasi mutlak yang bergantung kepada penggunaan kepakaran sama ada dalam atau luaran semata-mata. Lazimnya sistem campuran lebih praktikal untuk menjamin tingkat kepuasan guru  menerusi PDM, dan dalam masa yang sama mengekalkan kelangsungan dan keteraturan organisasi (Hamzah, 1972: 12, 36 – 37)

Kajian yang dijalankan oleh EPRD dengan kerjasama IIEP, Unesco mendapati bahawa sistem jawatankuasa merupakan saluran paling utama dalam DM di semua tingkat hierarki Kementerian Pendidikan Malaysia (Malaysia,1989). Memandangkan sistem berpusat yang diamalkan, semua keputusan berbentuk makro, yakni dasar dan perancangan strategik dilakukan di peringkat Kementerian, manakala keputusan bersifat mikro, yakni pengurusan pelaksanaan dan operasi dilakukan oleh organisasi pendidikan di tingkat lebih rendah. Setiap keputusan yang dibuat mengambil kira data yang dikutip oleh tiap-tiap tingkat hierarki berkenaan.

5    Kesimpulan dan Penutup

Proses pembuatan keputusan di sekolah memang dipengaruhi oleh amalan kepemimpinan dan penglibatan subordinat untuk mencapai matlamat kepuasan dan penerimaan yang menyeluruh.  Amalan kepemimpinan di sekolah yang dikaji menunjukkan kecenderungan demokratik dan transformasi diterima baik oleh guru.  Dapatan kajian  ini  konsisten dengan dapatan Lau Siew Ting (1999) dan Zuraiza (2003).

Bidang penglibatan guru dan pihak berkepentingan lain di peringkat sekolah dipengaruhi oleh kedudukan dalam struktur  organisasi, kepakaran, serta darjah kepentingan subordinat dalam suatu isu, jenis masalah dan resolusi yang hendak diputuskan. Hal ini selaras dengan pendapat Hoy (2001: 341)  serta dapatan kajian oleh Karuppiah, Ho Beng Tat, Tor Siong Hin (1997) dab Sanee (1998).

Sesuai dengan iklim terbuka yang diterapkan oleh kepemimpinan sekolah menghasilkan kepuasan dan penerimaan yang tinggi di kalangan subordinate. Namun,  penerimaan subordinate akan lebih kukuh jika ruang penglibatan dalam proses membuat keputusan diperluas. Dalam hal ini, pemimpin sekolah seharusnya menggunakan permainan taktikal politik supaya sesuatu keputusan walaupun bersifat generik tidaklah kelihatan seolah-olah berciri autokratik. Dapatan kajian adalah konsisten dengan teori Zon Penerimaan (Hoy dan Tarter, 1995).

Kesimpulannya, proses membuat keputusan di sekolah perlu  diurus dengan sebaik mungkin oleh pemimpin sekolah sambil menggalakkan penglibatan subordinat sebagai asas hubungan manusia untuk untuk memastikan keberkesanan, kepuasan hati dan penerimaan. Pendekatan sebegini harus lebih diutamakan berbanding dengan pendekatan orientasi tugas  untuk menghadapi persekitaran pendidikan yang sentiasa berubah.

 BIBLIOGRAFI

Ab. Aziz Yusof  (2004). Kepemimpinan Dalam Mengurus Perubahan Dari Dimensi Kemanusiaan. Petaling Jaya: Pearson Prentice Hall

Chan Kok Heng (1990). The Participation of Middle Managers in the Management of Singapore Secondary Schools. National University of Singapore: Tesis M.Ed tidak diterbitkan

Chedin Arshad (1997). A Conceptual Model of Teacher Participation in School Decision Making. Iowa State University, USA: Tesis M.Sc tidak diterbitkan

Cohen, Alan R. & Stephen L. Fink (2001). Effective Behavior in Organizations – Cases, Concepts, and Student Experiences. New York: McGraw-Hill

Francis, Victor Rajendran (1997). A Survey of Male and Female Teachers Involvement in Decision Making in 4 Secondary Schools in the Klang Valley in Selangor. University of Bristol, UK: Tesis M.Ed tidak diterbitkan

Hamzah Salas (1972). Decision Making in the Secondary School Administration with Special Reference to Malaysia. Oxford University, UK: Tesis Adv. Cert. Ed tidak diterbitkan

Ho Beng Tat (1997). Teacher Empowerment: An Empirical Analysis of the Relationship Between Participation In Decision Making and Job Satisfaction. UIAM Kuala Lumpur: Tesis M.Ed tidak diterbitkan

Hoy, Wayne K. & Cecil G. Miskel (2001). Educational Administration – Theory, Research and Practice. Singapore: McGraw-Hill International Edition

Jaffee, David (2001). Organization Theory – Tension and Change. Singapore: McGraw-Hill International Edition

Lau Siew Ting (1999). Teachers Participation in Decision Making Process in a Secondary School. Universiti Malaya Kuala Lumpur: Tesis M.Ed tidak diterbitkan

Karuppah, Nagalingam (1997). A Survey of Teacher Participation in Decision Making in Primary and Secondary School in State of Johor, Malaysia. University of Bristol, UK: Tesis M.Ed tidak diterbitkan

Leele Susana Jamian (2003). Participation in Decision Making during school staff meetings as Perceived by Teachers in Two selected Secondary Schools. UIAM Kuala Lumpur: Tesis M.Ed tidak diterbitkan

Malaysia, Kementerian Pendidikan (1989). Information and Decision Making: A Case Study on the Use of Information in the Educational Planning in Malaysia. Kuala Lumpur: Educational Planning and Research Division, EPRD.

Md Hanafi Taswirjo (2001): Persepsi Guru-guru SMT (Pertanian) Chenor dan SMV (ERT) Puteri Temerloh Pahang Terhadap Penglibatan Mereka Dalam Membuat Keputusan Bersama Di Sekolah. UPM Serdang: Tesis M.Sc. tidak diterbitkan

Mohamad Najib Abdul Ghafar (1999). Penyelidikan Pendidikan. Skudai: Penerbit UTM

Muhamed   Awang   (1990).   Membuat   Keputusan.   Kuala   Lumpur:    Dewan   Bahasa dan Pustaka

Muhammad Nor Ismail (1987): Teachers Responses to the Leadership Styles of Malaysian Primary Headteachers. University of Bristol, UK: tesis M.Ed tidak diterbitkan

Noor Fauza Zabidi (1998): Perceptions of Secondary School Teachers Regarding The Extent To Which Shared Decision Making Is Utilized In Their Schools. University of Houston, USA: Tesis M.Ed tidak diterbitkan

Sannee Jaid (1998). A Survey on Reported Actual Participation and Expressed Desire for Participation in Decicion making amongst Teachers in Government and Aided Secondary Schools in Malaysia. University of Bristol, UK: Tesis M.Ed tidak diterbitkan

Sahban Muksan (1989): Hubungan Guru Dengan Pengetua Dalam Proses Pembuatan Keputusan Kurikulum di Sekolah. Universiti Malaya Kuala Lumpur: tesis M.Ed tidak diterbitkan

Snowden, Petra E. & Richard A. Gorton (1998). School Leadership and Administration – Important Concepts, Case Studies and Simulations. New York: McGraw-Hill

Tor Siong Hoon (1998). Teachers Involment in Decision Making: A Study of Secondary School Teachers in Temerloh, Pahang. UIAM Kuala Lumpur: Tesis M.Ed tidak diterbitkan